Conozca los pasos básicos para formular un proyecto desde la delimitación del problema, hasta la evaluación de lo propuesto. Le decimos cómo hacerlo...
Al interior de las organizaciones, la formulación de un proyecto permite resolver un problema o realizar alguna actividad de gran magnitud, de manera clara y ordenada.
El primer paso para la formulación es tener claridad en qué es lo que se pretende a través de la ejecución del proyecto, al tiempo que revisar si esto es acorde con las características básicas de la empresa para la cual se formula, como funciones, objetivos y políticas.
Así mismo, es necesario hacer un diagnóstico en el que se determinen los programas con que se cuenta en la institución en temas de administración, asistencia, que puedan ser útiles para la formulación y ejecución del proyecto.
Luego de tener estos puntos determinados empieza el proceso de planeación. Las principales etapas para llevarlo a cabo son:
1. Delimitación del problema
Determine las falencias o necesidades que espera suplir con la ejecución del proyecto. Además delimite factores esenciales como: recursos y procesos necesarios para llevarlo a cabo.
2. Antecedentes
Explique las acciones anteriores con que haya abordado el tema y los alcances que se hayan tenido en cada caso.
3. Justificación
El objetivo en esta parte del proyecto es revelar la importancia y pertinencia de la acción que se expone para resolver el problema expuesto. Para ello, es importante hacer claridad en aspectos que den solidez a la propuesta como recursos a emplear, capital humano con que se cuenta y métodos que garanticen la transformación del problema.
4. Objetivos específicos
Los objetivos del proyecto hacen referencia a los pasos que deben seguirse para el cumplimiento del objetivo general o meta final. Es importante que cada uno de ellos cuente con una medida para su verificación en términos de proceso y de tiempo.
5. Actividades
En la formulación del proyecto es muy importante describir las actividades y procesos que se realizarán para la consecución del objetivo final. A la hora de determinarlas debe tener en cuenta que cumplan las siguientes características:
a. Que su ejecución pueda comprobarse.
b. Que tengan una secuencia lógica.
c. Que sean acordes con el tiempo, recursos y herramientas con los que se cuenta.
6. Cronograma
Con el fin de llevar un proceso ordenado y con la posibilidad de ser evaluado permanentemente, es clave especificar desde el comienzo las fechas en que se aspira ejecutar y concluir cada una de las actividades.
7. Recursos humanos, materiales y financieros
Este punto hace referencia al equipo humano con que se cuenta (administrativos, personal técnico y profesional, entre otros), los recursos materiales (planta física y equipos) y los financieros (la cantidad de dinero presupuestada para cada actividad).
8. Factor de riesgo
Antes de emprender cualquier proyecto, es básico tener claros cuáles son los factores de riesgo que tiene. Esto significa cuáles son los aspectos que en algún momento pueden impedir la realización del objetivo (incumplimiento del cronograma o escasez de recursos, por ejemplo).
9. Evaluación
Esta es una parte fundamental para el proyecto, no sólo al momento de su planificación, sino durante su ejecución y finalización. La evaluación tiene como fin descubrir los aspectos débiles en términos de plazos, presupuestos y actividades, al tiempo que introduce los ajustes necesarios para mejorarlos.
En conclusión, es posible facilitar el proceso comparando la formulación del proyecto con el diseño de un plan de trabajo. La clave está en emplear las etapas que se consideren necesarias para que respondan a las siguientes preguntas:
¿Qué se va a hacer?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Dónde?
¿Cómo?
¿Quiénes?
¿Cuándo?
¿Qué se necesita?
¿Cuánto cuesta?
